Règles, règlements, plaintes et appels du régime

https://urs-holdings.com/scheme-rules-and-regulations-including-complaints-and-appeals

Les règlements de certification URS (Holdings) Ltd. (ci-après dénommés URS) et d’autres règlements sur les services sont présentés ci-dessous.

1. Ces règlements concernent la certification par un membre de l’URS Holdings.
Aux fins du présent règlement, « URS Holdings » désigne toute marque exploitée sous URS (Holdings) Ltd. Toutes les marques associées et sociétés connexes, telles que la réglementation URS, URS Systems, URS Verification, URS People, URS Product, URS Monitoring (Inspection).

“Logo” Désigne le logo approuvé par l’URS Holdings.

« Comité d’appel » désigne un comité du Conseil de certification indépendant de l’URS créé aux fins de l’audition des appels. Le comité nommé à l’égard de chaque appel sera composé d’un président et d’au moins deux membres du conseil indépendant de certification, dont aucun n’aura d’intérêt direct dans l’objet de l’appel.

«demandeur» Personne physique, personne morale ou personne morale qui a présenté une demande, mais qui n’a pas encore obtenu de certificat pour le champ d’application de la demande, qu’il s’agisse de la certification, de l’inspection ou d’un autre service connexe.

« Conseil » désigne le Conseil établi en tant qu’organe directeur de l’URS Holdings.

« norme, ou système » Désigne la norme ou le système pour lequel le client demande la certification (par exemple: ISO 27001) et, ou les services d’inspection tels que les audits sociaux, ou les services connexes fournis par l’URS.

« Certificat » Certificat reconnaissant que le système de gestion, ou l’inspection effectuée, ou la formation donnée, ou tout autre service qui produit un certificat, accordé à l’organisation ayant été évalué par un membre d’URS Holdings conformément à ce règlement.

« gestionnaire de schémas » Personne qui est nommée pour le moment par le conseil d’administration avec l’approbation du conseil, pour être responsable de la zone pour laquelle le conseil a la responsabilité. Plusieurs gestionnaires de systèmes peuvent dépendre des régimes et, ou des services offerts.

« Organisation enregistrée » Personne physique, personne morale ou société constituée en société qui a obtenu un certificat par un membre d’URS Holdings.

« Système de gestion documenté » Désigne un ensemble de documents/descriptions/protocoles/Std. Procédures opérationnelles/instructions de travail, ou autres instructions officielles servant à la mise en œuvre du système d’une organisation qui énonce les pratiques, les ressources et les activités spécifiques de cette organisation pertinentes pour assurer la conformité à une norme, une spécification ou une exigence particulière, plus, le cas échéant, les pratiques et les activités pertinentes à des codes de pratique spécifiques.

« Notes d’orientation/notes d’audit » Désigne un document élaboré par l’URS, l’industrie, l’approvisionnement et les intérêts connexes, avec ou sans la participation d’un membre de l’URS qui particularise les exigences d’une norme/d’un schéma/d’une exigence par rapport à un secteur particulier de l’industrie.

2. L’URS Holdings ou l’une de ses filiales est l’autorité finale par laquelle les certificats peuvent être accordés ou les rapports émis (i.e. Vérification URS dans le cas des audits sociaux) et agit par l’intermédiaire du gestionnaire des systèmes qui, aux fins de faire des évaluations en vertu du présent règlement, peut de temps à autre déléguer ses fonctions qu’il peut nommer ou révoquer comme il le juge nécessaire, sous réserve des conditions que le conseil exécutif peut imposer de temps à autre.

3. Un demandeur qui satisfait le gestionnaire des systèmes qu’il est capable de se conformer au présent règlement et que le client exerce une entreprise de bonne foi, et qui donne au gestionnaire des régimes les entreprises qu’il peut exiger doit, sous réserve des conditions du présent règlement, avoir droit à un certificat ou à un audit qui restera néanmoins la propriété du membre URS approprié. Dans le cas du système de certification du système de gestion, les certificats initiaux en général, ont une date valide à partir de la date et une date d’expiration (pour la certification du système de gestion, la période est généralement de 36 mois). Dans ce cas, si une organisation n’a pas l’intention de renouveler son certificat, elle doit notifier par écrit au gestionnaire des systèmes son intention de ne pas le faire, au moins deux mois avant la date d’expiration du certificat. Le droit d’une organisation d’utiliser le certificat ou le rapport, selon le cas, n’est pas transférable sans l’autorisation expresse du gestionnaire de stratagèmes par écrit.

4. Un organisme certifié ou audité, désigne un client, doit:

(i) se conformer aux présentes réglementations en tout temps
ii) Utiliser le logo approprié conformément aux conditions définies pour l’utilisation des marques et des logos – au sens de ce site Web et en ce qui concerne le(s) service(s) ou produit(s) qui fait l’objet du certificat, puis uniquement à partir de l’adresse indiquée sur le certificat ou le rapport (et l’annexe le cas échéant). iii) Maintenir et documenter un système (le cas échéant) conformément à la norme appropriée, et mettre à disposition des copies de tout ou partie du système documenté.
iv) Aviser le membre approprié d’URS Holdings des questions qui peuvent affecter la capacité de leur certification à continuer de satisfaire aux exigences de la ou des normes utilisées pour la certification ou de ces règlements de certification. La notification doit être immédiate (dans un délai de 3 jours ouvrables) et par écrit, lorsque les modifications au système sont importantes (par exemple, les changements relatifs au statut juridique, commercial, organisationnel ou à la propriété; les changements au personnel de gestion clé; le changement du nom de l’organisation, de l’adresse de contact et des sites; les changements dans la portée des opérations et les catégories de produits couverts par le système de gestion certifié/enregistré, tout autre changement qui rend l’information sur le certificat inexact). Lorsque les modifications sont de nature mineure, elles doivent être notifiées au représentant d’URS Holdings lors de la prochaine visite d’évaluation/de surveillance prévue. (v) Arrêter toute utilisation du logo applicable, ce qui est inacceptable pour la réglementation énoncée, et toute forme de déclaration ou de référence à l’autorité de l’organisation à certifier qui, de l’avis de l’URS Holdings, pourrait être trompeuse. (vi) Donner aux représentants du membre URS Holdings approprié
(vii) Désigner pour l’approbation du ou des gestionnaires du système un représentant de la direction et un ou plusieurs députés autorisés à agir dans l’absence des candidats principaux (et les candidats de remplacement selon les besoins) qui seront responsables de toutes les questions liées aux exigences du certificat ou du rapport, selon le cas, et qui, à chaque visite du représentant du membre URS Holdings, signeront une déclaration si le représentant le demande, à l’effet que les autres informations pertinentes dans les conditions.
(viii) À la fin du certificat, ou au retrait du rapport émis (quel que soit le document déterminé) cesse immédiatement l’utilisation du logo applicable et de toute matière publicitaire qui contient le logo ou toute référence à celui-ci. En outre, tout autre matériel ou document en la possession de l’organisation qui porte référence au certificat sera, si le conseil de certification indépendant l’exige, traité de manière à l’effacer.
(ix) Dans le cas (y compris toute menace majeure pour la sécurité, la qualité ou l’intégrité de la certification FSMS, toute catastrophe naturelle ou artificielle) qu’un Produit ou Service est soumis au client impliqué dans une procédure judiciaire liée à un dysfonctionnement dudit Produit ou Service qui est en vertu de la portée de certification / approbation émise par URS, alors le client doit informer URS de l’affaire et URS est en droit d’effectuer une enquête, avec la coopération appropriée du client en question.

(x) Situations graves où l’intégrité de la certification est en danger et/ou où la Fondation peut être discréditée. Ceux-ci comprennent, sans toutefois s’y limiter – les événements de sécurité alimentaire publics (p. ex., rappels publics, retraits, calamités, épidémies de salubrité des aliments, etc.); Actions imposées par les autorités de réglementation en raison d’une ou plusieurs questions de sécurité alimentaire, où une surveillance supplémentaire ou l’arrêt forcé de la production est nécessaire; procédures judiciaires, poursuites, faute professionnelle et négligence; et activités frauduleuses et corruption.

(xi) Comme indiqué à la clause vi, le client certifié, dans le cas du système de gestion, doit avoir une visite de surveillance régulière pour maintenir son certificat, c’est généralement au moins une fois par an. Si toutefois une visite de surveillance ne peut pas être effectuée, pour quelque raison que ce soit, le client sera suspendu jusqu’à ce qu’une visite puisse être organisée. Si la visite n’est pas organisée dans un délai raisonnable, le certificat est annulé.

(xii) Si le client sera certifié par d’autres produits en dehors de l’accréditation UKAS, SMMT (AITF 16949) et NABCB, par exemple sous l’accréditation CAI, DakkS, PCA, les conditions générales et spécifiques spécifiques de certification s’appliqueront à ce produit, qui sera toujours communiqué au client.

Veuillez noter que différents régimes ont des délais différents en ce qui concerne la période pendant laquelle une suspension est déclenchée et / ou l’annulation.

En cas de doute concernant les délais pour les « dates de déclenchement », veuillez contacter votre bureau URS local.

Toute décision prise par URS doit être documentée au client et toute décision doit être considérée comme définitive, en notant la section 11 ci-dessous.

5. Le membre approprié d’URS Holdings a le droit de facturer des taxes à un niveau à déterminer de temps à autre compte tenu de ses coûts liés à l’administration de ses régimes: Une organisation paie:
i) Une taxe annuelle fixe ou une autre convention de redevances convenue par écrit pour chaque certificat délivré ou rapport émis (y compris les frais de surveillance, le cas échéant), qui ne sera généralement pas remboursable.
(ii) Les frais supplémentaires pour l’évaluation, la surveillance, la réémission ou l’approbation du certificat ou la délivrance du rapport et de l’administration, qui doivent être déterminés de temps à autre par le conseil d’administration comme étant équitables et appropriés.
(iii) Un droit d’évaluation final à la résiliation du certificat ou au retrait du rapport, cependant déterminé si cette évaluation est requise par le conseil de certification. (iv) a) Les frais supplémentaires encourus par le membre URS Holdings en raison du non-respect par les organisations certifiées de ce règlement. (iv) b) Bien que la politique du Groupe soit d’offrir des frais compétitifs, les clients qui annulent des visites pré-arrangées sans préavis raisonnable (moins de 7 jours ouvrables) peuvent obliger un coût de réservation En outre, la situation peut être aggravée lorsque les auditeurs sous-traitants sont utilisés pour des missions d’audit. Compte tenu de ce qui précède, les clients éviteront sans aucun doute de telles demandes et comprendront parfaitement la politique ci-dessus et apprécieront que tout avis d’annulation doit être fait par écrit au bureau local.
v) Frais de voyage, selon le cas, et liés aux activités de certification.
(vi) Tous les frais peuvent être payables à l’avance de l’activité à laquelle ils se réfèrent, c’est-à-dire. Frais de demande avant l’examen des documents; Frais d’évaluation avant l’évaluation: et frais de surveillance annuelle avant la surveillance, sauf lorsqu’un mode de paiement continu est utilisé, p. ex. L’article de la loi ou d’autres arrangements ont été approuvés par le membre URS Holdings approprié. Le défaut de paiement pourrait entraîner un retard dans les activités de surveillance ou de recertification qui compromettrait la certification. URS Holdings enverra des rappels de paiement jusqu’à ce que le non-paiement empêche l’activité de surveillance ou de recertification, après quoi le certificat sera suspendu ou retiré (voir 14 ci-dessous).

(vii) Le certificat et le rapport d’audit sont la propriété de URS. URS n’est autorisé à modifier/mettre à jour/ajouter/supprimer tout contenu du certificat et du rapport d’audit, si URS est jugé justifié. Les certificats délivrés par URS restent la propriété d’URS et doivent être retournés sur demande.

Note: For FSSC 22000- Where a certified organization moves to another location, at least a Stage 2 audit shall be conducted, resulting in the start of a new 3-year certification cycle.

6. Criteria for Granting Certification:

URS may grant and issue the certificate to the client under the following criteria-

1. The client has a documented Management system that is in accordance to its scope of certification and conforms to the requirements of the applicable Management System Standard.
2. The Client has completed at least one cycle of internal audit and management review of the management system. Both internal audit and management review have been found effective as assessed by URS auditors
3. The client has undergone the stage-1 and stage –2 audit satisfactory and the recommendation of the audit team is favourable.
4. Le client a payé toutes les cotisations.

7. Criteria for Refusing Certification:

URS may refuse the certification to the client under the following circumstances-

1. The client has not a documented Management system that is in accordance to its scope of certification and does not conforms to the requirements of the applicable Management System Standard
2. The Client has not implemented the management system and have not completed at least one cycle of internal audit and management review of the management system established.
3. The client has not undergone the stage-1 and stage –2 audit satisfactory and the recommendation of the audit team is not favourable.
4. The client has not paid all the dues .
5. Si l’auditeur soulève la non-conformité et que URS le juge justifié conformément à l’exigence standard, cependant le client n’est pas accepté d’accepter la non-conformité.

8. Criteria for Maintaining Certifications:

The Certification is maintained for a period of 3 years under the following conditions.

1. The Surveillance Audits are conducted as planned and the client has demonstrated that it continues to satisfy the requirements of the management system standard.
2. All the non-conformance raised during previous surveillance are closed within the time frame agreed and correction and corrective actions for the non-conformities raised during the current audit are identified and accepted by URS.
3. The Internal Audit and the management reviews are conducted as scheduled and there are no issues pending.
4. All outstanding dues to URS are paid

9. Suspendre, retirer ou réduire le champ de la certification:

a) Suspension

URS shall suspend certification in cases wherein

• The client’s certified management system has persistently or seriously failed to meet certification requirements, including requirements for the effectiveness of the management system.
• The client does not allow surveillance and recertification audits to be conducted at the required frequencies.
• Wishful misuse of logo & reference to certification.
• Non-compliance to submission of Corrective action as stated in section 2.4 of the agreement.
• Voluntarily requested a suspension
• Non- payment of dues  to URS

La suspension est d’une durée maximale de six mois et le statut suspendu du client est rendu public. Pendant cette période, la certification du système de gestion du client est temporairement invalide et le client doit cesser l’utilisation du logo ou de toute référence de certification en matière de publicité.

(b) Withdrawal/ Termination

URS can withdraw/terminate the certification contract under the following circumstances-

1. The client does not allow surveillance and recertification audits to be conducted at the required frequencies.
2. Failure of the client to resolve the issues of suspension within six months shall result in withdrawal of certification.
3. Other reason like major legal complaint, company involved in malpractices.
4. URS loses accreditation.
5. Non-payment of the surveillance or recertification activity fees.
6. Client voluntarily requested for a withdrawal.

10. Reduction in scope of certification

URS décide de réduire le champ d’application de la certification du client en excluant les pièces ne répondant pas aux exigences, lorsque le client n’a pas satisfait aux exigences de certification pour les parties du champ d’application de la certification. Ces exclusions sont conformes à la norme de certification.

11. The URS Holdings member shall:

i) Envoyer un représentant à l’organisation enregistrée conformément au programme de surveillance convenu (ou nommer un évaluateur pour l’évaluation des documents et des dossiers dans un bureau désigné d’URS Holdings), qui sera notifié au client (ces visites sont normalement une ou deux fois par an) afin de vérifier que les obligations imposées par les règles de certification sont exécutées. À noter que pour la première vérification de surveillance, la visite ne doit pas dépasser 12 mois à compter de la date de la deuxième étape (AO1) de la vérification.
(ii) Aviser l’organisation enregistrée de tout changement apporté aux notes d’orientation, aux normes ou aux règles/règlements de certification applicables et permettre à l’organisation de disposer de tout délai, de l’avis du Conseil indépendant de certification, est raisonnable pour ajuster ses processus et ses procédures pertinentes afin de répondre aux exigences révisées.
(iii) Ne divulguer aucune information concernant l’organisation enregistrée qui est de nature confidentielle, autre que les informations qui sont dans le domaine public. (iv) Aviser l’organisation enregistrée des plaintes des clients relatives à la conformité du produit, du processus ou du service des organisations enregistrées.

12. Si une organisation enregistrée n’est pas temporairement incapable de se conformer aux exigences du présent règlement, le membre d’URS Holdings exigera que l’organisation enregistrée cesse d’utiliser le logo, et/ou toute réclamation comme étant une organisation enregistrée avec effet immédiat jusqu’à ce qu’elle soit convaincue que les conditions de certification sont à nouveau atteintes ou en attendant le résultat de tout appel en vertu de la règle 12.

13. Dans le cas où une organisation enregistrée IATF 16949 ne fournit plus à un abonné IATF 16949, le gestionnaire des systèmes doit être informé par écrit dans les 20 jours ouvrables, où lors des inscriptions sera retiré (mais pas ISO 9000). En outre, les entreprises qui font l’objet d’un audit et sont enregistrées à la norme ISO 14001 doivent notifier à l’organisme ou aux organismes de réglementation compétents (y compris le membre approprié d’URS Holdings) toute violation connue de la réglementation/législation qui appartient au système environnemental certifié. De même, les entreprises qui font l’objet d’un audit et d’une immatriculation à Health and Safety doivent informer l’organisme ou les organismes de réglementation concernés (y compris le membre approprié d’URS Holdings) de toute violation connue de la réglementation/législation qui appartient au système certifié.

14. Si un organisme enregistré ne se conforme pas au présent règlement, le membre d’URS Holdings peut, sous réserve des dispositions de la règle 12, selon le cas: i) suspendre ou retirer le certificat ou en réduire la portée (ii) Refuser d’accorder ou de renouveler le certificat ou d’en étendre le champ d’application. Ces décisions, ainsi que les motifs qui leur sont rendus, sont communiquées par écrit à l’organisme enregistré. Les raisons de la suspension ou du retrait comprennent: le non-respect de ces règlements; le non-respect persistant ou grave des exigences de certification, y compris l’exigence de maintenir l’efficacité du système de gestion certifié; le fait de ne pas permettre que les audits de surveillance ou de recertification soient effectués aux fréquences requises; et la demande du client. Le fait de ne pas résoudre les problèmes ayant entraîné une suspension ou mis en évidence lors d’audits/visites/plaintes, dans le délai convenu (ne dépassant pas 6 mois), le non-paiement des frais, entraînera le retrait ou la réduction du champ d’application de la certification.

15. L’URS Holdings peut, à leur discrétion, et sous réserve de la réglementation 12, révoquer ou refuser d’accorder ou de renouveler un certificat si l’organisme enregistré devient soumis aux lois sur la faillite ou prend tout arrangement ou composition avec ses créanciers, ou entre en liquidation, qu’il soit obligatoire ou volontaire (mais à l’exclusion de la liquidation à des fins de reconstruction), ou si un séquestre de son entreprise est nommé, ou est reconnu coupable d’une infraction tendant à discréditer la réputation et la bonne foi. Ces décisions, ainsi que les motifs qui leur sont rendus, sont communiquées par écrit à l’organisme enregistré.

16. Dans le cas d’un organisme enregistré ou d’un demandeur souhaitant faire appel de toute décision du directeur des régimes des fonds de l’URS, auditeur, conseil de certification indépendant (ICB) en vertu du présent règlement, il doit être dans les 7 jours ouvrables après avoir été officiellement informé d’une telle décision, en donnant un avis écrit au conseil de certification indépendant de sa volonté de faire appel de cette décision.

Une réunion d’un comité d’appel constitué conformément au règlement aura lieu dans les 30 jours clairs suivant la réception de cet avis, et l’appelant reçoit un préavis d’au moins 7 jours clairs de l’heure et du lieu de cette réunion. Le président de la CIB doit convoquer un comité d’appel, qui sera composé d’au moins 3 membres de l’ICB et doit exclure les dirigeants de l’URS. Les membres du comité ne doivent pas participer à l’appelant et tout intérêt doit être déclaré. Tout membre ayant un intérêt ne peut pas siéger au comité.

L’appelant sera informé de la constitution du comité d’appel à l’égard de la candidature individuelle et aura la possibilité de s’opposer à tout membre du comité. Ces objections doivent être notifiées par écrit au gestionnaire des systèmes, et la commission d’appel sera dûment reconstituée si elle est maintenue.

La décision des gestionnaires des régimes reste en vigueur dans l’attente de toute réunion de la commission d’appel. Lors de cette réunion, l’appelant et le gestionnaire des régimes ont le droit d’être entendus à titre confidentiel. La décision de la majorité de la commission d’appel déclarée par son président est définitive.

La décision et l’action ultérieure convenues par le Président de la CIB n’entraîneront aucune action discriminatoire.

17. Si un client ou un autre tiers souhaite déposer une plainte ou fournir des commentaires défavorables contre le service offert par un membre de l’URS Holdings, il peut, en premier lieu, écrire au gestionnaire des systèmes au siège social approprié de l’URS Holdings. Les adresses de contact peuvent être consultées sur le site Web d’URS Holdings à l’adresse www.urs-holdings.com.

Any officer, employee, or contractor of any member of URS Holdings receiving or becoming aware of a complaint or adverse feedback against the service offered by any member of URS Holdings should immediately inform the Local Office Head to ensure the correct procedure is followed.

All complaints shall be duly recorded and reviewed, any corrective action thought necessary shall be communicated to the complainant, within a reasonable time-frame. Should the action not be considered sufficient, the complainant should write to the Head Office, but mark the correspondence for the attention of the Independent Certification Board (ICB).

À la suite de l’examen de la question par les BIC, toute action jugée nécessaire doit, une fois de plus, être communiquée au plaignant. Si l’action ci-dessus n’est toujours pas jugée satisfaisante, le plaignant devrait répondre à ses préoccupations à l’organisme d’accréditation des membres d’URS Holdings concerné (p. ex. UKAS, SMMT (pour IATF 16949), NABCB, etc.). Des liens vers les organismes d’accréditation sont disponibles sur les sites Web membres d’URS Holdings – https://urs-holdings.com/accréditations.

Note: The Appeals Committee and all officers, employees, and contractors of any member of URS Holdings will at all times comment upon and respond to complaints and adverse feedback from any source with courtesy, even while questioning or (if that be the outcome of its fair consideration) finding against any complaints or feedback.

La confidentialité raisonnable et les points de vue constructifs sont maintenus lors du traitement des plaintes et des commentaires indésirables. URS reconnaît, tout en fournissant des commentaires défavorables (même pas sous forme de plainte formelle et de grief), une personne ou une organisation fait une divulgation protectrice de renseignements (peut aimer agir comme un lanceur d’alerte), une confidentialité complète est maintenue, en particulier de l’identité de la personne qui fait une telle divulgation.

En outre, URS exploite une «politique de soufflage d’alerte», ce qui signifie que:

Tout membre interne du personnel de l’URS, ou sous-traitant autorisé, ainsi que les parties intéressées externes sont libres de signaler toute activité qu’elles considèrent comme menaçant ou agit de manière négative au fonctionnement de l’URS en termes d’indépendance ou d’impartialité.

À cet égard, la communication de cette activité défavorable devrait être communiquée à la direction d’URS et la direction d’URS reconnaît officiellement la question. Veuillez noter que cette notification doit être traitée en toute confiance pour assurer la protection de la lance-lit.

Si une réponse officielle n’est PAS conseillée au lanceur d’alerte dans les 20 jours ouvrables, le lanceur d’alerte a le droit d’intensifier l’affaire au siège pour enquête.

Si le processus n’est pas suivi par HO, le lanceur d’alerte doit contacter le conseil de certification indépendant (ICB) par contact avec le directeur général du groupe pour s’assurer que toute communication est transmise à l’ICB pour examen.

18. Le Conseil indépendant de certification ou le Comité d’impartialité (CIB) est constitué pour assurer l’impartialité et l’indépendance dans les activités du groupe URS. Il veille en outre à ce que toute plainte reçue au sujet d’URS ou de ses clients ou de l’un des appels fasse l’objet d’une enquête approfondie et que des mesures correctives appropriées aient été prises.

ICB membership is designed to represent a balance of interests that are covered by the URS activities, these include but are not limited to; the health care sector. Consumers e.g. Trading Standards, automotive industry, person with environmental aspects, ISMS, Aerospace, Health and Safety, Food sector, Product certification activities, Energy Management, Anti-Bribery. Directors of URS group have no voting rights.

19. These regulations may from time to time be altered by the ICB. No such alterations shall affect the right of any registered organization to use the applicable logo, or claim to be registered under these regulations unless or until it shall have been given notice in writing of such alterations by the appropriate URS Holdings member who will notify the registered organization of the date by which it must comply with the altered regulations, which shall not normally be less than six months from the date of notification of the alteration.

20. The following information shall be open for inspection by the public at the appropriate URS Holdings members operating address, which shall be published:

i) List of Registered Organizations

ii) Certifications suspended & withdrawn

iii) Complaint & Appeal handling procedure.

For the checking of an Organization to determine whether they hold a valid Certificate, the general public can access the URS Holdings website.

21. Any notice under these regulations shall be in writing and signed by or on behalf of the party giving it and may be served by leaving it or sending it by pre-paid recorded delivery or registered post, in the case of the URS Holdings member or the registered organization at or from its address for the time being (registered office where applicable).

Tout avis ainsi signifié par la poste doit (sauf preuve contraire) être réputé avoir signifié 48 heures à compter du moment de l’affichage; et en prouvant ce service, il suffit de prouver que l’avis a été correctement traité et a été affiché conformément au présent règlement.

22. En tant que registraire accrédité, les organismes d’accréditation et/ou les propriétaires de systèmes concernés se réservent le droit d’effectuer des audits sur nos auditeurs, évaluateurs ou inspecteurs, vous devez donc être conscient qu’en tant que client enregistré, pour certains régimes, les normes, peut-être les cas où l’auditeur, l’évaluateur ou l’inspecteur seront accompagnés d’un ou de plusieurs vérificateurs de l’organisme d’accréditation concerné. En tant que client enregistré, vous êtes tenu de permettre à l’auditeur de l’Organe d’accréditation de procéder à l’audit sur votre site.

Pour certains régimes, tels que IATF 16949, le client enregistré est également tenu, le cas échéant, d’accorder le droit d’accès à un représentant ou délégué de l’IATF, en outre, les règles de l’IATF stipulent qu’AUCUN consultant ne peut être présent lors de l’audit effectué par l’organisme de certification, ou un représentant ou délégué de l’IATF.

In Particular, the Aerospace Scheme (AS 91XX)* has particular rights of access requirements which cover IAQG members and Regulatory Agencies attending with the Accrediting Body or even independently. Rights of access must also be granted to records and facilities. This is required in order to satisfy the IAQG Resolution #136. (Note – AQMS clients are also bound to provide copies of audit reports and associated documents to their clients or potential clients upon request unless justification can be provided e.g.: Conflict of interest). Under the scheme rules such rights also include the IAQG Members and Regulatory Agencies the ability to visit and audit the approved certification body (URS).  

23. Product Certification Requirements under (ISO 17065).

The following conditions are also applicable to any client certified by URS Products Limited. (these terms are in addition to the above);

a) le client remplit toujours les exigences de certification, y compris la mise en œuvre de changements appropriés lorsqu’ils sont communiqués par l’organisme de certification.

b) if the certification applies to ongoing production, the certified product continues to fulfil the product requirements.

c) the client makes all necessary arrangements for;

1. the conduct of the evaluation and surveillance (if required), including provision for examining documentation and records, and access to the relevant equipment, location(s), areas(s), personnel, and client’s subcontractors;
2. enquête sur les plaintes;
3. the participation of observers, if applicable;

 d) the client makes claims regarding certification consistent with the scope of certification

e) the client does not use its product certification in such a manner as to bring the certification body into disrepute and does not make any statement regarding its product certification that the certification body may consider misleading or unauthorised.

f) upon suspension, withdrawal, or termination of certification, the client discontinues its use of all advertising matter that contains any reference thereto and takes action as required by the certification scheme (e.g. the return of certification documents) and takes any other required measure.

g) if the client provides copies of the certification documents to others, the documents shall be reproduced in their entirety or as specified in the certification scheme.

h) in making reference to its product certification in communication media such as documents,  brochures or advertising, the client complies with the requirements of the certification body or as specified by the certification scheme.

i) the client complies with any requirements that may be prescribed in the certification scheme relating to the use of marks of conformity, and on information related to the product;

NOTE See also ISO/IEC 17030, ISO/IEC Guide 23 and ISO Guide 27.

j) the client keeps a record of all complaints made known to it relating to compliance with certification requirements and makes these records available to the certification body when requested, and

1. takes appropriate action with respect to such complaints and any deficiencies found in products that affect compliance with the requirements for certification;
2. documents the actions taken.

NOTE La vérification de l’article j) par l’organisme de certification peut être spécifiée dans le système de certification.

k) le client informe l’organisme de certification, sans délai, des changements qui peuvent affecter sa capacité à se conformer aux exigences de certification.

NOTE Exemples de modifications peuvent inclure les éléments suivants:

• The legal, commercial, organisational status or ownership,
• Organisation and management (e.g. key managerial, decision-making or technical staff),
• Modifications to the product or the production method.

Note: Client agrees to provide details of black out days (local holidays/ shutdowns on which client’s processes are not in operation) and also agrees to notify URS immediately if there is any change in black out days already declared/informed.

In case of Multisite organization, the central function shall take responsibility for coordinating, addressing, and closing out of nonconformities raised at site level in conjunction with the relevant sites. Failure of the central function or any of the sites to meet the Scheme requirements shall result in the whole organization, including the central function and all sites, not gaining certification. Where certification has previously been in place, this shall initiate the CB process to suspend or withdraw the certification.

Limites de responsabilité

Whilst the URS Holdings has Insurance cover to ensure the liabilities, in the event of a failure of service are covered, the cover of liabilities are based on the following Terms and Conditions accepted by a URS Holdings (which covers any URS Holdings brand, as stated within the services offered on this website and restricted to those services listed and offices stated within the said website) Customer and Client.

Further the acceptance of the limits of liabilities are implied by the statements made within this website, including the Disclaimer, Rules and Regulations, Use of Marks and any Contractual terms and conditions.

The Professional Indemnity Insurance Cover varies from service to service, and the URS Holdings limits its liability based on certain principles being honoured by our Customers and clients, dependent on the service contracted, such that:

1. Tout auditeur, inspecteur, évaluateur d’URS Holdings (employé en permanence ou en tant que sous-traitant) à un client, ou à un local client, ou à des clients du client URS Holdings, ou fournisseur, détient l’assurance appropriée pour couvrir ledit auditeur, inspecteur ou évaluateur d’URS Holdings.

2. Si le transport est nécessaire à destination et en provenance d’un client, d’un client ou d’un fournisseur au client URS Holdings et que ce transport est effectué par le vérificateur, l’inspecteur ou l’évaluateur d’URS Holdings (qu’il soit employé en permanence ou en tant que sous-traitant), la couverture d’assurance appropriée sera détenue par le client, le client, le client au client d’URS Holdings ou le fournisseur.

3. Lorsque les vérificateurs, les inspecteurs, les évaluateurs rendent visite à un client, ou à un client ou à un fournisseur d’un client pour s’acquitter de leurs fonctions, le client doit fournir l’équipement de protection individuelle (EPI) pertinent et fournir une formation, une instruction et une formation adéquate avant le début des travaux. En outre, le Client ne doit PAS permettre à l’Auditeur, Inspecteur, Évaluateur de manipuler l’équipement sans surveillance et instruction expresses.

4. System Certification – Findings that must be corrected against the standard that is being audited, the URS Holdings will not be liable for the determination of the said corrective action and implementation. The decision as to what is required to correct a finding is solely within the remit of the Customer or Client.

5. Persons Certification – As item (4) above, but in some cases, in particular for the FLAME scheme, recommendations will be given to correct the finding. It is incumbent on the customer to review such recommendations and should the customer have concerns with the stated recommendation, the customer is invited to contact URS Holdings Head Office for a view prior to any such implementation.

6. Produit – Comme article (5) ci-dessus, mais en outre, il peut y avoir des exigences spécifiques énoncées dans le contrat ou les exigences réglementaires, comme l’exige l’autorité compétente.

7. Inspection – As item (5) above, but additionally, there may be specific requirements stated within the contract, together with additional PI insurance requirements.

The extent of Liability and Professional Indemnity Insurance is dependent on the brand/service being offered. Details of the extent and amount of cover regarding Insurance can be obtained by contacting the Head Office of the Holding – see Offices on this website and select Worldwide.

The Client of the URS Holdings is reminded that should such Insurance cover be of importance for the delivery of services to them, with regard to the limits of Liability, then enquiries to Head Office are welcome to satisfy themselves cover is adequate.

*Specific additional AS requirements

9.1 Prescriptions générales (EN 9104-001)

9.1.1 Les organismes certifiés AQMS doivent être conformes aux exigences de la présente norme. Une question ou une non-conformité qui peut affecter l’intégrité de la certification peut être un motif d’annulation de la demande, ou la suspension ou le retrait du certificat.

9.1.2 AQMS certified organizations, that have their AQMS standard certification suspended, shall provide notification to their ASD customers (where known) within 15 days of suspension.

NOTE Organizations should also provide notification when their certification is withdrawn.

9.1.3 Les organisations certifiées par l’AQMS doivent soutenir les activités de surveillance du régime de la COI pour confirmer l’efficacité du processus d’audit de la CB (référence EN 9104-002).

9.1.4 Les organismes certifiés AQMS doivent permettre aux OC de publier des données publiques (p. ex., de l’information sur la certification AQMS et son statut) et des données non publiques (p. ex., résultats de la vérification, résultats de l’évaluation, non-conformités, mesures correctives, notation) dans la base de données de l’OASIS.

9.1.5 AQMS certified organizations shall identify when there is a need to omit information that is proprietary or subject to restrictions, from the audit report, prior to the OASIS database entry.

9.1.6 AQMS certified organizations shall appoint and maintain an administrator for the OASIS database responsible for:

a) managing customer access requests for certification audit data in the OASIS database;

b) providing the e-mail address(es) of the organization’s OASIS database administrator(s);

c) providing the organization’s contact details, phone, e-mail address, and website, as applicable;

d) providing access and assign roles/privileges to other users within the organization; and

e) managing OASIS database feedback generated or received.

9.1.7 AQMS certified organizations shall support the CB AQMS audit process via direct input of data into the OASIS database, including online corrective action management.

9.1.8 Les organisations certifiées AQMS doivent soit fournir un accès électronique aux données sur les résultats de l’audit contenues dans la base de données OASIS, soit télécharger et distribuer des données sur les résultats de l’audit à leurs clients et autorités de réglementation des DMPS, sur demande, à moins que la justification ne puisse être fournie (p. ex., la concurrence, la confidentialité, les conflits d’intérêts).

NOTE 1 Les organisations certifiées AQMS devraient répondre aux exigences spécifiques des clients en ce qui concerne l’accès à la base de données OASIS.

NOTE 2 Les organismes certifiés AQMS ont la possibilité de mettre l’information à la disposition de tous les utilisateurs de la base de données OASIS.

9.1.9 Les organismes certifiés AQMS doivent travailler avec l’OC pour résoudre toute question concernant les limites d’accès à l’organisation (p. ex., résoudre en limitant la portée de la certification).

9.1.10 Les organismes certifiés AQMS doivent fournir les données requises par la présente norme, à leur CB avant les vérifications initiales, de surveillance et de recertification pour la réalisation de l’analyse du PACO.

NOTE Le fait de ne pas fournir de données exactes et opportunes peut entraîner la délivrance d’une non-conformité par l’OC et/ou empêcher la certification.

Exigences spécifiques de l’IATF:

Conformément aux articles 6e de la clause 3.1:

a) Le client doit fournir à URS les informations relatives à la certification antérieure et/ou existante à l’IATF 16949 avant la signature du contrat.

b) Le client doit notifier à URS les changements importants.

c) Le client ne doit pas refuser un audit de témoin de l’IATF d’URS.

d) Le client ne doit pas refuser un audit de témoin interne URS.

e) Le client ne doit pas refuser la présence d’observateurs de l’IATF.

f) Le client ne doit pas refuser la demande d’URS de fournir les rapports finaux d’audit et de non-conformité à l’IATF.

g) La seule utilisation du logo de l’IATF est celle affichée sur le certificat ou la lettre de conformité émise par URS. Toute autre utilisation du logo de l’IATF par le client est interdite.

Remarque: Le client peut dupliquer le certificat IATF 16949 portant le logo IATF à des fins de marketing et de publicité.

h) Les consultants liés au système de gestion de la qualité du client ne doivent pas être physiquement présents sur le site du client lors d’un audit et ne doivent pas participer à l’audit de quelque manière que ce soit directement ou indirectement. Le non-respect par le client de cette exigence contractuelle entraîne la résiliation de l’audit par URS.

i) Le client doit fournir des informations de planification préalable à l’audit à URS, comme l’exige URS.

j) Le client doit informer URS de son intention de transférer une fois qu’un contrat légal est signé avec un nouvel organisme de certification.

Note 1: Cette notification peut permettre de prolonger le contrat jusqu’à ce que toutes les activités de transfert soient complètes avec le nouvel organisme de certification, ce qui permet au certificat IATF 16949 de rester valide pour un maximum de cent vingt (120) jours civils après la date d’échéance de l’audit de recertification (voir la section 10.0) ou jusqu’à la date d’expiration du certificat, selon la première éventualité. Dans les cas où un transfert a lieu lors d’une vérification de surveillance, le certificat IATF 16949 serait autorisé à demeurer valide pour un maximum de deux cent dix (210) jours civils après la date d’échéance de la vérification de surveillance.

Note 2: URS peut avoir d’autres raisons valables pour annuler le contrat ou retirer la certification du client avant que les activités de transfert ne soient terminées.

k) Le client doit travailler avec URS pour résoudre les problèmes ouverts liés à son transfert vers ou à partir d’un autre organisme de certification reconnu par l’IATF.

l) Le client doit supprimer toutes les références à la certification IATF 16949 de tous les canaux de marketing internes et externes – y compris, mais sans s’y limiter, les sites Web et les médias imprimés et électroniques – lorsque sa certification est annulée, retirée ou expirée.

m) URS notifie à ses clients dans les dix (10) jours civils tout changement dans le statut de propriété d’URS ou la perte de la reconnaissance de l’IATF.

n) URS doit travailler avec le client pour résoudre les problèmes ouverts liés au transfert du client à ou à partir d’un autre organisme de certification reconnu par l’IATF.

o) URS, y compris tous ses auditeurs 16949 de l’IATF parrainés, doit se conformer à toutes les lois pertinentes sur la protection des données pour les juridictions clientes respectives et fournir une transparence suffisante concernant l’utilisation d’informations personnelles identifiables pertinentes (PII).

Toute violation des dispositions a) – l) ci-dessus sera considérée comme une violation importante du contrat et entraînera des actions appropriées par URS, y compris, mais sans s’y limiter, la résiliation de l’audit, l’annulation de l’audit, l’annulation du contrat ou le retrait de la certification.