Processus de certification
Accord de certification:
Le processus de certification est une question relativement simple.
En effet, la plupart des systèmes de certification suivent le même processus de base (cependant, il existe certaines exceptions notables, énoncées dans les exceptions), qui est décrite ci-dessous:
Il sera demandé à un client potentiel de fournir les informations suivantes dans le but de générer un devis pour les services de certification:
a) La portée souhaitée de la certification;
b) Les détails pertinents de l’organisation requérante, comme l’exige le système de certification spécifique, y compris son nom et l’adresse de son ou ses site(s), ses processus et opérations, ses ressources humaines et techniques, ses fonctions, ses relations et toute obligation légale pertinente;
c) Identification des processus externalisés utilisés par l’organisation qui auront une incidence sur la conformité aux exigences;
d) les normes ou autres exigences pour lesquelles l’organisme demandeur demande l’accréditation;
e) Si des conseils relatifs au système de gestion à certifier ont été fournis et, dans l’affirmative, par qui.
À la réception des informations ci-dessus, un examen est effectué sur la base de l’enquête et des informations supplémentaires pour la certification soumises par le client. À la suite de l’examen de l’enquête, URS accepte ou refuse de fournir un devis officiel pour la certification.
Un devis formel sera ensuite délivré au client. Si le client accepte le devis par écrit, URS doit effectuer un examen du contrat et produire un programme d’audit et déterminer les exigences du ou des auditeurs principaux pour l’activité de certification.
Audit de l’étape 1:
À la suite de l’examen, une vérification de l’étape 1 est effectuée pour tous les nouveaux clients – les objectifs d’une étape 1 sont:
a) Examiner les renseignements documentés du système de gestion du client;
b) Évaluer les conditions propres au site du client et engager des discussions avec le personnel du client afin de déterminer la préparation à l’étape 2 (audit officiel sur place);
c) Examiner l’état et la compréhension du client en ce qui concerne les exigences de la norme, en particulier en ce qui concerne l’identification du rendement clé ou des aspects, processus, objectifs et fonctionnement importants du système de gestion;
d) Obtenir les informations nécessaires concernant la portée du système de gestion, y compris:
- le(s) site(s) du client;
- les procédés et équipements utilisés;
- niveaux de contrôles établis (en particulier dans le cas des clients multisites);
- les exigences légales et réglementaires applicables;
- examiner l’allocation des ressources pour l’étape 2 et convenir des détails de l’étape 2 avec le client.
f) Mettre l’accent sur la planification de l’étape 2 en acquérant une compréhension suffisante du système de gestion et des opérations du site du client dans le contexte de la norme du système de gestion ou d’un autre document normatif.
g) Évaluer si les audits internes et les examens de gestion sont planifiés et effectués, et que le niveau de mise en œuvre du système de gestion confirme que le client est prêt pour l’étape 2.
Pour la plupart des systèmes de gestion, au moins une partie de l’audit de l’étape 1 devra être effectuée dans les locaux des clients afin d’atteindre les objectifs énoncés ci-dessus.
À la fin de l’audit de l’étape 1, un rapport sera produit et remis au client documentant les conclusions concernant la réalisation des objectifs de l’étape 1 et l’état de préparation à l’étape 2 sera communiqué au client; y compris l’identification de tout domaine de préoccupation qui pourrait être classé comme une non-conformité au cours de l’audit de l’étape 2.
Si le résultat de la vérification de l’étape 1 est satisfaisant, bien qu’avec des points mineurs soulevés, le vérificateur conviendra d’une date pour le début de la vérification de l’étape 2.
Lorsque le résultat n’est pas satisfaisant (points majeurs soulevés) et que l’auditeur ne croit pas que le client est prêt à passer à l’audit de l’étape 2, la vérification de l’étape 2 ne sera pas prévue tant que le client n’aura pas eu suffisamment de temps pour résoudre les points soulevés dans le rapport d’audit de l’étape 1.
Audit de l’étape 2:
Un audit de l’étape 2 est effectué pour évaluer la mise en œuvre, y compris l’efficacité du système de gestion du client. L’étape 2 se déroule sur le(s) site(s) du client. Il comprend l’audit d’au moins les éléments suivants:
a) Informations et éléments de preuve concernant la conformité à toutes les exigences de la norme du système de gestion applicable ou d’autres documents normatifs.
b) Suivi, mesure, rapport et examen de la performance par rapport aux principaux objectifs et cibles de rendement (conformément aux attentes de la norme du système de gestion applicable ou d’un autre document normatif).
c) La capacité du système de gestion du client et son rendement en ce qui concerne la satisfaction des exigences légales, réglementaires et contractuelles applicables.
d) Contrôle opérationnel des processus du client.
e) Audit interne et examen de gestion.
f) Responsabilité de la direction pour les politiques du client et capacité de corriger le système émis.
Recommandation pour la certification:
À la fin de la vérification de l’étape 2, l’équipe de vérification analysera et examinera tous les renseignements et les données probantes recueillis au cours des vérifications de l’étape 1 et de l’étape 2 et présentera les constatations et les conclusions de la vérification.
Un rapport sera produit et remis au client.
• Lorsqu’aucune préoccupation (écarts ou non-conformités) n’a été soulevée, l’inscription sera recommandée par le vérificateur principal.
• Lorsqu’il y a des préoccupations mineures (écarts) soulevées, le client devra fermer les préoccupations avant que l’inscription ne soit recommandée.
• Les préoccupations majeures (non-conformités) soulevées doivent également être closes par le client, mais une réévaluation limitée du client peut être nécessaire pour résoudre efficacement les préoccupations majeures dans les 6 mois suivant le dernier jour de l’audit de l’étape 2, au cas où cela va au-delà, alors une autre étape 2 doit être effectuée avant de recommander la certification.
Délivrance du certificat:
Une fois l’enregistrement recommandé et un certificat délivré, le client sera placé sur un régime de surveillance convenu. Ceux-ci sont effectués sur place à la périodicité prescrite.
Note- pour le schéma ISO 22000 / FSSC 22000, l’audit de l’étape 2 devrait être effectué dans les 6 mois suivant la date de l’audit de l’étape 1, sinon l’étape 1 sera répétée pour procéder à l’audit de l’étape 2.
Audits de surveillance:
Les audits de surveillance sont effectués au moins une fois par année civile. La date du premier audit de surveillance après la certification initiale ne doit pas dépasser 12 mois à compter de la date de la décision de certification. Remarque une vérification officielle de la nouvelle certification est requise pour publier à nouveau un nouveau certificat d’inscription après la durée de vie de trois ans du certificat délivré.
Les activités de surveillance comprennent l’audit sur place du système de gestion du client certifié répondant aux exigences spécifiées en ce qui concerne la norme à laquelle la certification est accordée.
Chaque audit de surveillance pour la norme de système de gestion pertinente comprend, au minimum, l’échantillonnage d’audit suivant:
a) Audits internes et activités d’examen de la gestion.
b) Un examen des mesures prises en matière de non-conformités identifiées lors de vérifications antérieures.
c) Le système de traitement des plaintes et les dossiers.
d) Efficacité du système de gestion en ce qui concerne la réalisation des objectifs du client certifié et des résultats escomptés du ou des systèmes de gestion respectifs.
e) Progrès des activités prévues visant à une amélioration continue.
f) Poursuite du contrôle opérationnel.
g) Examen de tout changement.
h) Utilisation de marques et/ou de toute autre référence à la certification.
À ce titre, un rapport écrit sera publié à la fin de chaque visite de surveillance et à condition qu’aucun point majeur de non-conformité ne soit soulevé, l’enregistrement continu sera maintenu.
D’autres activités de surveillance peuvent inclure:
a) Demandes de renseignements de l’organisme de certification au client certifié sur les aspects de la certification.
b) Examiner les déclarations de tout client certifié en ce qui concerne ses opérations (par exemple, matériel promotionnel, site Web).
c) Demande au client certifié de fournir des renseignements documentés (sur support papier ou électronique).
d) Autres moyens de surveillance de la performance du client certifié.
Vérification de la re-certification:
Le certificat d’inscription initial est valide pour une période de trois ans, à condition que le client se conforme au Règlement sur la certification, et que les visites de surveillance prévues pendant la période de trois ans soient satisfaisantes.
Avant la fin de la période de certification de trois ans, un examen triennal de tous les rapports de visite antérieurs est effectué, puis un audit complet de la réévaluation est effectué pour s’assurer que tout est en ordre d’un nouveau certificat, valide pour une nouvelle période de trois ans, qui doit être délivré. La vérification de recertification peut avoir besoin d’inclure une vérification de l’étape 1 dans les situations où il y a eu des changements importants au système de gestion, au client ou au contexte dans lequel le système de gestion fonctionne (p. ex., changements législatifs). Le processus se répète ensuite comme décrit ci-dessus pour chaque certificat d’enregistrement de 3 ans.
L’audit de recertification comprend un audit sur place qui traite des points suivants:
- L’efficacité du système de gestion dans son intégralité à la lumière des changements internes et externes et de sa pertinence et de son applicabilité continues au champ d’application de la certification.
- Engagement démontré de maintenir l’efficacité et l’amélioration du système de gestion afin d’améliorer le rendement global.
- L’efficacité du système de gestion en ce qui concerne la réalisation des objectifs du client certifié et les résultats escomptés du (des) système(s) de gestion respectif(s).
As such, a written report will be issued at the close of recertification visit and providing no major noncompliance points are raised, Recertification will be recommended and new certificate will be issued.
Where there are minor concerns (discrepancies) raised, the client will need to close out the concerns prior to the expiry date of the existing certification. The expiry date of the new certification can be based on the expiry date of the existing certification. The issue date on a new certificate shall be on or after the recertification decision.
Dans le cas où l’audit de recertification n’a pas été terminé ou que URS n’est pas en mesure de vérifier la mise en œuvre des corrections et des mesures correctives pour toute non-conformité majeure avant la date d’expiration de la certification, alors la date de délivrance actuelle du certificat est la date de la date de décision du certificat et la date d’expiration est basée sur le cycle de certification préalable, NOT 3 ans à compter de la date de la présente décision.
Following expiration of certification, certification can be restored within 6 months provided that the outstanding recertification activities are completed, otherwise at least a stage 2 shall be conducted. The current issue date on the certificate shall be on or after the recertification decision and the expiry date shall be based on prior certification cycle.
Special Audit:
URS shall conduct special audits under the following conditions,
- Extension of the scope of certification already granted, on the request of client. This could be clubbed with routine surveillance/recertification audit.
- Pour enquêter sur les plaintes reçues au sujet du client.
- Follow up audit in case of suspension.
- Follow up audit for Major non-conformance reported in any of the audits namely, certification, surveillance and re-certification
- Changes in certification requirements
- Transfert de certification
- Les constatations au cours d’une vérification sont si graves ou si nombreuses qu’une révision est jugée nécessaire pour confirmer que des mesures correctives ont été prises et qu’elles sont efficaces.
- The workforce numbers have increased so much, as compared with the original CMS quotation, that extra man-days are required to cover all activities. The extra man-days will be allocated as SVs until the next Triennial Review when the man-days total will be revised and re-quoted. This must be explained to the client.
Exceptions
Spot Inspections (for R2 only):
A spot inspection is an unannounced or announced assessment conducted by SERI or its designee of an R2 Facility. As part of SERI’s quality control program and authorized in the R2 Certified Facilities Agreement, SERI may periodically conduct spot inspections of R2 certified facilities.
AS9100 et les régimes associés:
Pour une compréhension détaillée des exigences supplémentaires qu’un client doit observer, en ce qui concerne le système aérospatial, se référer aux exigences AS 9104/1 pour les programmes de certification du système de gestion de la qualité de l’aviation, de l’espace et de la qualité de la défense
IATF 16949:
Pour une compréhension détaillée des exigences supplémentaires qu’un Client doit observer, concernant le système de l’IATF, se référer à la règle 6ème – Règles de l’IATF pour la réalisation et le maintien de la reconnaissance de l’IATF 6ème édition
FSSC 22000:
Pour une compréhension détaillée des exigences supplémentaires qu’un client doit observer, en ce qui concerne le système FSSC, se référer à la version 6.0 de la certification du système de gestion de la sécurité des aliments du système de sécurité des aliments de la FSSC 22000
1. Gestion de la non-conformité:
Pour le NC mineur: L’organisation doit fournir à l’URS des preuves objectives de la correction, des preuves d’une enquête sur les facteurs causals, les risques exposés et le plan de mesures correctives (PAC) proposé;
L’approbation URS doit être complétée dans les 28 jours civils suivant le dernier jour de l’audit. Le dépassement de ce délai entraîne la suspension du certificat ou, dans le cas d’un audit initial, l’audit de l’étape 2 est répété.
Non-conformité majeure: La non-conformité majeure est fermée par l’OC dans les 28 jours civils suivant le dernier jour de l’audit. Lorsque le major ne peut pas être fermé dans ce délai, le certificat est suspendu.
Non-conformité critique: Lorsqu’une non-conformité critique est soulevée dans un organisme agréé, le certificat est suspendu dans les 3 jours ouvrables suivant la délivrance, pour une période maximale de six (6) mois. L’organisation doit fournir à l’OC des preuves objectives d’une enquête sur les facteurs causals, les risques exposés et la PAC proposée. Cela doit être fourni à l’OC dans les 14 jours civils suivant la vérification;
2. Audits inopinés:
Pour chaque organisme certifié, au moins une vérification de surveillance est effectuée sans préavis après l’audit initial de certification et au cours de chaque période de trois (3) ans par la suite. L’audit initial de certification (étape 1 et étape 2) ne peut être effectué à l’inopinion. L’organisation une fois certifiée peut volontairement choisir de mener toutes les vérifications (surveillance et recertification) comme inopiné.
Processus de gaz à effet de serre pour la validation et la vérification:
Le processus de validation et de vérification dans le cadre du régime de GES diffère des autres régimes. Notamment, ce schéma n’implique pas d’audit de stade 1 ou de stade 2, et la validité de la certification n’est pas de 3 ans. Au lieu de cela, nous publions des déclarations ou des rapports contre la validation ou la vérification du système de GES.
Les exigences du processus sont décrites ci-dessous:
a. Pré-engagement, engagement et contrat.
b. Approche & Planification.
c. Exécution de validation et vérification.
d. Examen et décision de l’énoncé de validation/de vérification/du rapport.
e. Traitement des appels et des plaintes, faits découverts après la délivrance des déclarations.
f. Dossiers.
g. Faits découverts après validation/vérification.
Application:
Le processus de demande implique que l’équipe URS envoie un formulaire de demande client pour recueillir des informations pertinentes sur le client et les spécificités du projet.
Examen de la demande:
Dans le processus de demande d’examen, l’équipe d’URS évalue la demande et la soumet à notre portail interne ‘IMS’. Une fois l’application finalisée, l’équipe URS le reconnaît.
Partager Application/Quotation:
Après la finalisation de la demande, nous soumettons l’accord et le devis au client pour leur considération et leur acceptation.
Plan de validation/vérification:
Après avoir reçu la confirmation du client, l’équipe URS sélectionne un validateur/vérificateur en fonction des exigences du secteur et avise l’équipe de validation/vérification pour confirmer auprès du client et organiser une visite du site.
Validation/Exécution de vérification:
Lors de l’exécution de validation/vérification, l’équipe d’URS partage un plan VV avec le client, adapté aux besoins du secteur, et confirme la date de visite du site après la confirmation de l’équipe de validation/vérification.
Examen/décision de validation/vérification rapport final ou déclaration:
Après vérification/validation du site, l’équipe VV soumet son rapport final à un examinateur indépendant. Si des corrections sont nécessaires, l’examinateur soulève des requêtes et fournit des commentaires à l’équipe VV pour le raffinement des rapports.
Délivrance de déclaration:
Une fois le rapport finalisé, l’équipe de validation/vérification le partage avec le client, obtient ses commentaires et conclut le processus.
Notes:
Comme indiqué précédemment, le processus décrit ci-dessus est essentiellement le même pour tous les régimes certifiés proposés. Toutefois, certains régimes présentent une légère variation des exigences, mais ces variations sont conseillées par l’équipe du système de certification appropriée.
Les directives sur les exigences du jour de l’homme sont publiées par l’IAF et, à ce titre, le client peut vérifier si les délais indiqués sont raisonnables et équitables.
